Personal Data Protection Notice
We at ZUL RAFIQUE & partners recognize the importance of privacy and the sensitivity of personal information. As required under the Personal Data Protection Act 2010, the purpose of this Personal Data Protection Notice (“Notice”) is to inform you how we collect and process your personal data when you appoint or engage us to provide services, when you access and use our website or interact with us including through meetings, seminars, conferences or events.
By appointing or engaging us to provide services to you, by accessing and using our website or by interacting with us, you consent to us using, collecting and processing your personal data in the manner contemplated in this Notice.
This Notice may be amended or updated from time to time. We would advise you to check this Notice on our website from time to time for amendments or updates. By continuing to use or engage our services, to use our website or to communicate with us subsequent to any amendments or updates to this Notice, it would confirm and indicate your acceptance to the amendments or updates to this Notice.
What Personal Data Do We Collect?
Personal data generally means any information that identifies you. Your personal data is
collected and processed by us at the start of our services or interaction and, from time to
time, in the course of our engagement or interaction.
The type of personal data collected and processed by us includes:
-
name, date of birth, nationality, gender, NRIC / passport number, residency
status, correspondence address, contact details including mobile, office and
residential telephone number and facsimile number, e-mail address,
banking details, financial / creditworthiness information;
-
employment category (private sector, government sector, self-employed,
non-working or others), name of employer and office address, details of
relationship with the company (e.g. promoter, director, shareholder);
-
such other information relevant or required for:
- our legal engagement;
- provision of legal services for the purposes of the legal engagement or
legal transaction; and
- compliance with legal and regulatory requirements; and
- any additional information provided by you or third parties about you.
Source of Personal Data
Personal data collected will mainly be from you. However, some personal data may also
be collected by us from other available sources including but not limited to credit
reporting agencies, government department or agencies, public registries, websites,
social media, publications, events, seminars, conferences.
How Do We Use Your Personal Data
Your personal data is collected and processed by us for our business activities including
the following purposes:
- to verify your identity;
- to communicate with you including responding to your enquiries;
- all purposes related to or in connection with our legal engagement;
- to provide legal services for the purposes of the legal engagement or transaction;
- to comply with legal and/or regulatory requirements including court orders;
- for our day to day operations and administrative purposes including file
management, billing and collection, audits, reporting, investigations etc.;
- for the purposes of enforcing or defending our legal rights and/or obtaining legal
advice;
- to send you materials or publications including newsletter, articles or updates or
information about events, conferences, seminars, talks which may be of interest
to you;
- to promote, offer or market our services to you;
- to send as potential referees to (i) editors/researches in ranking legal publication
and journals and/or (ii) clients/potential clients who request for referees of past
work in relation to any proposal, submissions, tenders or bids;
- to assist in the prevention, detection or investigation of crime or possible criminal
activities or for the administration of justice;
- for security and internal audit purposes;
- for such other purposes as may be directed or consented to by you; and
- for all other purposes in relation to or incidental to the above.
Disclosure of Your Personal Data
Under certain circumstances, we may be required to disclose your personal data to third
parties. Third parties to whom your personal data may be disclosed by us are as follows:
- any persons directed by or consented to by you;
- any persons required for the purposes of the legal engagements and/or legal
transactions including but not limited to counter parties, other advisors, financial
institutions, regulatory bodies etc;
- any person for the purposes of compliance with legal and regulatory
requirements;
- our data processors i.e. third party who we engage to process personal data on
our behalf including but not limited to archival storage, data entry service
providers, computer backup services, disaster recovery services, banks and
financial institutions etc.; and
- our professional advisors including but not limited to legal advisors, tax advisors,
financial advisors, auditors, insurance brokers etc.
Further, we may also be required to transfer your personal data outside of Malaysia for
the purposes and to such third parties stated in this Notice. The transfer of your personal
data outside Malaysia would also be required if you are travelling, residing or based
outside Malaysia.
Obligation to Provide Personal Data
We acknowledge that you have the right in deciding the information you wish to provide
to us. The provision of the information listed above is voluntary in nature. However,
please note that if you do not provide the information above or limit the way such
information is to be processed, it may result in us not being able to:
- communicate or correspond with you;
- undertake the legal engagement or transaction and/or to provide our services to
you; and/or
- grant you access to our website.
Data Access and Data Correction
If you wish to request:
- for access to your personal information;
- for your personal data to be corrected or updated; or
- to withdraw your consent or limit the use of your personal data;
please submit your written request to:
Assistant Manager
Human Resources and Administration Department
Zul Rafique & Partners
D3-3-8 Solaris Dutamas
No.1 Jalan Dutamas 1
50480 Kuala Lumpur, Malaysia
Telephone : 03-6209 8228
Facsimile : 03-6209 8331
An administrative charge may be imposed for any request under paragraph (a) and (b)
above.
Further, we reserve the right to refuse your requests for any reasons permitted under
law.
Disclaimer
The accuracy and completeness of your personal data depends on the information you
provide. We assume that the information you have provided is accurate, up to date and
complete unless you inform us otherwise.
Where you provide any third party information to us including but not limited to
employer, colleagues, family information, it is our assumption that such information is
accurate, up to date and complete and that you have obtained the necessary consent to
disclose the same.
Conflict
In the event that there is any conflict between the English and national language version
of this Notice, the English language version shall prevail.
Notis Perlindungan Data Peribadi
Kami di ZUL RAFIQUE & partners menghormati kepentingan privasi dan sensitiviti data peribadi anda. Sebagaimana yang dikehendaki di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis”) bertujuan untuk memaklumkan kepada anda bagaimana kami mengumpul dan memproses data peribadi anda apabila anda melantik pihak kami untuk memberikan perkhidmatan. Bukan itu sahaja, Notis ini turut bertujuan untuk memaklumkan kepada anda bagaimana kami memproses data peribadi anda apabila anda mengakses dan menggunakan laman sesawang kami atau berhubung dengan kami melalui mesyuarat, seminar, ataupun persidangan.
Dengan melantik kami untuk memberikan perkhidmatan kami kepada anda dan juga dengan mengakses dan menggunakan laman sesawang atau berinteraksi dengan kami, anda dengan ini telah bersetuju dengan penggunaan, pengumpulan dan pemprosesan data peribadi anda oleh pihak kami mengikut cara yang dinyatakan dalam Notis ini.
Notis ini akan tertakluk kepada pindaan dan pengemaskinian dari masa ke semasa. Oleh itu, adalah disarankan supaya pihak anda menyemak Notis ini di laman sesawang kami dari masa ke semasa untuk memastikan sebarang pindaan atau pengemaskinian yang dilakukan adalah dalam pengetahuan anda. Dengan meneruskan perlantikan dan penggunaan khidmat kami selepas apa-apa pindaan atau pengemaskinian yang dilakukan terhadap Notis ini, ia secara langsung menandakan penerimaan anda terhadap pindaan atau pengemaskinian yang dilakukan terhadap Notis ini.
Apakah Data Peribadi Yang Kami Kumpul?
Data peribadi secara amnya bermaksud apa-apa maklumat yang berkaitan dengan pengenalan diri anda. Tanggungjawab kami terhadap anda memerlukan kami
mengumpul dan memproses data peribadi anda. Pemprosesan dan pengumpulan data peribadi anda bermula dari awal perkhidmatan kami bersama anda termasuklah
sebarang interaksi diantara pihak kami dan anda, selepas itu, dari semasa ke semasa sepanjang tempoh pengambilan atau penggunaan khidmat kami.
Jenis data peribadi yang dikumpul dan diproses oleh kami adalah:
-
nama, tarikh lahir, kewarganegaraan, jantina, nombor kad pengenalan/passport,
status kependudukan, alamat surat-menyurat, butiran perhubungan termasuk
nombor telefon bimbit, pejabat dan kediaman dan faksimili, alamat email, butiran
perbankan, maklumat kewangan / kepercayaan kredit;
-
kategori pekerjaan (sektor awam, kerajaan, bekerja sendiri, tidak bekerja
atau lain-lain), nama majikan dan alamat pejabat, butiran hubungan dengan
syarikat (sebagai contoh promoter, pengarah, pemegang saham);
-
maklumat-maklumat lain yang relevan dan perlu untuk:
- melantik kami untuk memberi khidmat guaman
- memberi khidmat guaman; dan
- menepati keperluan undang-undang dan pengawalseliaan.
- apa-apa maklumat tambahan yang diberikan oleh anda atau pihak-pihak ketiga
berkenaan dengan anda.
Sumber Data Peribadi
Kebanyakan data peribadi yang dikumpul oleh kami adalah data peribadi yang dikemukakan kepada kami oleh anda. Walaubagaimanapun, data peribadi anda juga boleh dikumpul oleh kami dari sumber-sumber yang lain termasuk tetapi tidak terhad kepada agensi pelaporan kredit, agensi atau jabatan kerajaan, pendaftaran awam, laman sesawang, media sosial, penerbitan, seminar, dan persidangan.
Bagaimana Kami Menggunakan Maklumat Peribadi Anda
Sebagai sebuah firma guaman, kami mengumpul dan memproses data peribadi anda
untuk tujuan berikut:
- pengesahan identiti anda;
- berkomunikasi dengan anda termasuk memberikan maklum balas terhadap
pertanyaan anda;
- semua tujuan berkaitan dengan perlantikan kami;
- untuk memberikan khidmat guaman;
- untuk mematuhi keperluan undang-undang dan pengawalseliaan termasuklah
perintah mahkamah;
- bagi operasi harian kami dan tujuan pentadbiran termasuklah pengurusan
fail, bil dan kutipan, audit, laporan, penyiasatan dsb.;
- bagi tujuan menguatkuasakan dan mempertahankan hak-hak perundangan kami
dan/atau mendapatkan nasihat perundangan;
- menghantar bahan-bahan atau penerbitan termasuklah surat berita, artikel-
artikel atau maklumat berkenaan majlis-majlis, persidangan-persidangan,
seminar-seminar dan ceramah-ceramah yang mungkin menarik minat anda;
- untuk mempromosi, menawar atau mengiklan perkhidmatan kami kepada anda;
- untuk dihantar sebagai sumber rujukan berpotensi kepada (i) editor-editor /
penyelidik-penyelidik di dalam penerbitan dan jurnal-jurnal dan/atau
(ii) klien-klien / klien-klien berpotensi yang memohon rujukan kerja-kerja
terdahulu berkaitan apa-apa cadangan, penghujahan, tawaran atau bidaan;
- untuk membantu pencegahan, pengesanan atau penyiasatan jenayah atau
kemungkinan aktiviti-aktiviti jenayah atau bagi pentadbiran keadilan;
- tujuan audit dalaman dan keselamatan;
- bagi tujuan lain sebagaimana yang diarahkan atau yang telah diberikan
persetujuan oleh anda; dan
- bagi segala tujuan lain berkaitan atau bersampingan dengan perkara-perkara
di atas.
Penzahiran Maklumat Peribadi Anda
Di bawah keadaan-keadaan tertentu, kami boleh menzahirkan data peribadi anda kepada pihak ketiga seperti berikut:
- mana-mana orang yang diarahkan oleh atau yang telah dipersetujui oleh anda;
- mana-mana orang yang berkenaan bagi tujuan-tujuan perlantikan khidmat
undang-undang dan/atau transaksi undang-undang termasuk tetapi tidak terhad
kepada pihak lawan, perunding-perunding lain, institusi-institusi kewangan,
badan-badan pengawalseliaan dsb;
- mana-mana orang bagi tujuan pematuhan undang-undang dan pengawalseliaan;
- Pihak pemproses data iaitu pihak ketiga yang akan berkhidmat bagi memproses
data peribadi bagi pihak kami termasuk tetapi tidak terhad kepada storan arkib,
pemberi khidmat kemasukan data, perkhidmatan-perkhidmatan sokongan
komputer, perkhidmatan-perkhidmatan pemulihan bencana, bank-bank dan
institusi-institusi kewangan dsb; dan
- penasihat-penasihat profesional kami, termasuk tetapi tidak terhad kepada
penasihat undang-undang, penasihat-penasihat cukai, penasihat-penasihat
kewangan, juruaudit-juruaudit, broker-broker insurans dsb.
Kami juga boleh memindah data peribadi anda keluar dari Malaysia bagi tujuan-tujuan dan kepada pihak ketiga yang dinyatakan dalam Notis ini. Data peribadi anda juga akan dipindah keluar dari Malaysia jika anda berada di luar Malaysia.
Kewajipan untuk Memberi Data Peribadi
Kami mengakui bahawa anda mempunyai hak untuk menentukan maklumat yang diberikan kepada kami. Maklumat yang disenaraikan di atas adalah secara sukarela. Jika anda tidak memberi maklumat di atas atau mengehadkan cara bagaimana maklumat tersebut diproses, kami tidak dapat:
- berkomunikasi atau berhubung dengan anda;
- bertindak di dalam perlantikan atau transaksi undang-undang dan/atau memberi
perkhidmatan kami kepada anda; dan atau
- memberikan anda akses kepada laman sesawang kami.
Akses dan Pembetulan Data
Jika anda ingin:
- mengakses maklumat peribadi anda;
- memperbetulkan atau mengemaskini data peribadi anda; atau
- menarikbalik persetujuan anda atau mengehadkan penggunaan data peribadi anda,
sila hantar permintaan bertulis anda kepada:
Penolong Pengurus
Jabatan Sumber Manusia dan Pentadbiran
Zul Rafique & Partners
D3-3-8 Solaris Dutamas
No.1 Jalan Dutamas 1
50480 Kuala Lumpur, Malaysia
Telefon : 03-6209 8228
Faksimile : 03-6209 8331
Caj pentadbiran akan dikenakan bagi permintaan di bawah perenggan (a), (b) dan (c) di atas.
Kami berhak untuk menolak permintaan anda jika dibenarkan di bawah undang-undang.
Penafian
Ketepatan dan kelengkapan data peribadi anda bergantung kepada maklumat yang anda berikan. Kami menganggap bahawa maklumat yang anda berikan adalah tepat, terkini dan lengkap melainkan jika anda memaklumkan sebaliknya kepada kami.
Kami menganggap bahawa maklumat pihak ketiga yang anda berikan kepada kami termasuk tetapi tidak terhad kepada maklumat majikan, maklumat rakan-rakan sekerja atau maklumat keluarga adalah tepat, terkini dan lengkap dan anda telah mendapatkan persetujuan yang sewajarnya untuk menzahirkan maklumat tersebut.
Percanggahan
Jika terdapat percanggahan diantara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Kebangsaan pada Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.